VoxisLive の組織プランを運用する

このガイドは、VoxisLive の組織プランを管理する方のためのものです。パネルのリンクを受け取り、同僚を追加し、プールの残りが少なくなったときにメールを受け取る立場の方です。メンバーはほかのユーザーと同じように VoxisLive をインストールし、自分のアカウントでログインして、個人プランの代わりに組織から分数を使います。

プランの開始方法

法人プランは手作業で設定します。購入ページも、セルフサービスの購入もなく、アプリ内で何かをクリックして個人のアカウントを組織プランに切り替えることもできません。手順は常に次の3ステップです。

1. お見積り。利用する人数と、全員を合わせた月あたりのおおよその分数をお知らせください。取り決めた期間の分数プールの価格をご案内します。法人向けのページから、またはお問い合わせからご連絡ください。
2. セットアップ。お見積りに合意したら、当社が組織を作成し、ご購入いただいた分数をプールに入れて、あなたを管理者として登録します。
3. パネルのリンク。組織パネルへのリンクをお送りします。この専用リンクがインターフェースのすべてで、別のアカウントもパスワードも必要ありません。メンバー一覧、プールの残り、利用グラフはすべてそこにあります。

手順が手作業であるため、プランの変更も手作業です。分数の追加、期間の延長、管理者の変更は、パネルのスイッチではなく、当社へのご依頼で行います。

メンバーの追加と削除

メンバーの追加はメールアドレスだけで行います。パネルにアドレスを入力すると、そのアドレスにセットアップのメールが送信され、本人がそれに従って VoxisLive のアカウントを作成または接続します。誰かのパスワードを作成することはなく、メンバーの認証情報を見たり保管したりすることもありません。

• 追加。アドレスを入力します。セットアップのメールはすぐに送信されます。
• 再送。メールを見逃した、フィルターで振り分けられた、または相手側で別の欄にアドレスを入力してしまった場合は、パネルから再送できます。再送してもメンバーが2人になることはありません。
• 削除。メンバーを削除すると、その人はすぐに組織から外れます。アカウントは削除されません。

最後の点は、退職者を担当する方にぜひ繰り返し伝えてください。メンバーを削除して取り消されるのはプールを使う権利であって、アカウントではありません。アカウントは、その人自身が持っていたものに戻ります。本人の分数の残高があればそれに、なければ無料プランです。文字起こしの履歴は、もともと組織ではなく本人のパソコンに保存されているため、そのまま本人が持ち続けます。本人のものがあなたに渡ることも、あなたのものが本人に持ち出されることもありません。

プール

組織プランは、個人ごとの割り当ての寄せ集めではなく、1つの残高です。メンバー全員が同じプールから使います。1人が使った1分は、チームの残りのメンバーがもう使えない1分です。1人あたりの取り分も、予約も、順番待ちもありません。通話している人が消費し、合計が減っていきます。

利用量にはばらつきがあるため、これはたいていチームに合った形です。1週間に国をまたぐ通話を4回行う人と、1か月に1回だけの人が、それぞれ最も忙しい週に合わせたプランを持つ代わりに、予算を共有します。同時に、1人のヘビーユーザーが月の大部分を消費することもありえます。警告メールとグラフは、そのためにあります。

80%・100%の警告メール

管理者には、プールの分数が80%に達したときと、100%に達したときに警告メールが届きます。どちらも期間ごとに1回だけです。1日に1回でも、メンバーごとに1回でも、消費が再びその線を超えるたびでもありません。この期間に80%のメールが送信済みなら、その後の利用状況がどうなっても、同じ期間に80%のメールがもう一度届くことはありません。

30日間の利用グラフ

パネルには直近30日間の日別利用量が表示されます。残高そのものが問題になる前に、消費の傾向が見えるようにするためのものです。普段の週は同じような高さの棒が並び、長い全体会議やカンファレンス、誰かがセッションを付けっぱなしにした日のような異常な日は、分数がまだ残っているうちに理由を確認できる急増として現れます。プールの残高と合わせて見れば、2週目に気づくのか、100%のメールで初めて知るのかの違いになります。

プールがなくなったとき

プールが空になると、メンバーは組織のプールでセッションを開始できなくなります。気づかないうちに請求されることも、プールの代わりにメンバーのカードへ請求されることもありません。組織に紐づいている間、メンバーのアカウントが個人プランや無料プランに切り替わることはなく、本人が個人で購入した分数パックがプールに加算されることもありません。その人自身のプランに戻るのは、組織から外したときだけです。プールが空になった時点で実行中のセッションは、チームの管理者に連絡するようメンバーに伝える通知とともに停止します。

プールの補充は、プランを開始したときと同じく、当社へのご依頼で行います。自動チャージはないため、期間の途中で100%に達したプランは、当社が分数を追加するまでそのままです。そのため、80%のメールが最初に届いた時点で対応する価値があります。

パネルについて

パネルは意図的に小さく作られています。メンバー一覧、プールの残り、30日間のグラフ、そして表示に関する2つの設定、言語とテーマがあります。インターフェースは7言語で利用できるため、イスタンブール、サンパウロ、ソウルのどこで管理する方も、自分の言語で読めます。

パネルのページは、サードパーティのスクリプト、フォント、アナリティクスを一切読み込みません。表示するものはすべて当社のサーバーから配信されます。ISO や SOC 2 などの認証については、取得しておらず、取得していると主張もしません。ただし、お客様のセキュリティ担当者がネットワークインスペクターで1分ほどで確認できます。バッジよりも、そうした証明のほうを当社は好みます。アプリのコードについても同じ考え方で、ライセンスのページで説明しています。

組織プランに当てはまらないことが1つあります。デバイスのロックはありません。デバイス数の上限は、不正利用対策として無料プランにだけ存在します。プランのメンバーは、デスクトップとノートパソコンの両方に VoxisLive をインストールしたり、買い替えたパソコンに移したりでき、あなたや当社に解除をお願いする必要はありません。

オンボーディング: 順番が重要です

実際に最もスムーズな導入の流れは、アドレスを集め、一括でパネルに入力し、セットアップのメールが送信されるのを待って、同じ日にチームへツールを周知することです。周知のあとにサインアップした人は、何も直す必要なく、すでにプランに入った状態になります。

パネルでまだできないこと

あとで気づくのではなく、あらかじめ計画に組み込めるよう、正直にお伝えします。

これらは原則としてお断りしているわけではなく、まだ作られていないだけです。このうちのどれかが、プランが役に立つかどうかの分かれ目になる場合は、お見積りのご依頼時にお知らせください。そうして、このリストは短くなっていきます。

メンバーに見えるもの

特別なものはありません。組織プランのメンバーはほかのユーザーと同じアプリを使い、見た目の違いは分数の出どころだけです。メンバーが何を翻訳したかを見る管理者向けの画面はなく、文字起こしがあなたに送られることもありません。会議で何が話されたかを知りたいときは、その会議にいた本人にお尋ねください。

アプリそのものについては機能または会議のページから、外れたメンバーが戻る個人プランについては料金をご覧ください。