Dieser Leitfaden richtet sich an die Person, die einen VoxisLive-Organisationsplan verwalten wird: diejenige, die den Panel-Link erhält, Kolleginnen und Kollegen hinzufügt und die Mail bekommt, wenn der Pool zur Neige geht. Ihre Mitglieder installieren VoxisLive wie alle anderen auch, melden sich mit dem eigenen Konto an und beziehen ihre Minuten aus der Organisation statt aus einem persönlichen Plan.
Wie ein Plan eröffnet wird
Enterprise-Pläne werden manuell eingerichtet. Es gibt dafür keine Checkout-Seite, keinen Selfservice-Kauf und keine Möglichkeit, ein persönliches Abo per Klick in der App in einen Organisationsplan umzuwandeln. Der Ablauf besteht immer aus denselben drei Schritten:
- Angebot. Sie sagen uns, wie viele Personen den Dienst nutzen werden und mit wie vielen Minuten pro Monat Sie über alle zusammen ungefähr rechnen. Wir antworten mit einem Preis für einen Minutenpool über einen vereinbarten Zeitraum. Beginnen Sie bei Enterprise oder schreiben Sie uns über Kontakt.
- Einrichtung. Sobald das Angebot steht, legen wir die Organisation an, laden die gekauften Minuten in den Pool und tragen Sie als Administrator ein.
- Panel-Link. Sie erhalten einen Link zum Organisations-Panel. Dieser Link ist zusammen mit Ihrem Administratorkonto die gesamte Oberfläche: Mitgliederliste, Pool-Stand und Nutzungsdiagramm liegen alle dort.
Weil die Schritte manuell sind, ist auch jede Änderung am Plan manuell. Mehr Minuten, ein längerer Zeitraum, ein anderer Administrator — das sind Anfragen an uns, keine Schalter im Panel.
Mitglieder hinzufügen und entfernen
Ein Mitglied wird über seine E-Mail-Adresse hinzugefügt und über nichts sonst. Sie tragen die Adresse ins Panel ein, das Panel schickt an diese Adresse eine Einrichtungsmail, und die Person folgt ihr, um ihr VoxisLive-Konto anzulegen oder zu verbinden. Sie erstellen für niemanden Passwörter, und Sie sehen oder verwahren niemals die Zugangsdaten eines Mitglieds.
- Hinzufügen. Adresse eingeben. Die Einrichtungsmail geht sofort raus.
- Erneut senden. Wurde die Mail übersehen, weggefiltert oder auf der Gegenseite ins falsche Feld getippt, senden Sie sie im Panel erneut. Erneutes Senden legt kein zweites Mitglied an.
- Entfernen. Ein Mitglied zu entfernen nimmt es sofort aus der Organisation. Sein Konto wird nicht gelöscht.
Den letzten Punkt sollten alle noch einmal hören, die bei Ihnen Austritte bearbeiten: ein Mitglied zu entfernen nimmt ihm den Zugang zum Pool, nicht sein Konto. Das Konto fällt auf den Plan zurück, den es von sich aus hat — ein persönliches Abo, falls vorhanden, sonst den kostenlosen Tarif. Der eigene Transkriptverlauf bleibt der Person erhalten; er lag ohnehin immer auf ihrem Rechner und nicht in der Organisation. Nichts von ihr kommt zu Ihnen, und nichts von Ihnen geht mit ihr.
Der Pool
Ein Organisationsplan ist ein einziger Kontostand, kein Stapel einzelner Kontingente. Jedes Mitglied bezieht aus demselben Pool: Eine Minute, die eine Person verbraucht, ist eine Minute, die dem Rest des Teams nicht mehr zur Verfügung steht. Es gibt keinen Anteil pro Person, keine Reservierung und keine Warteschlange — wer in einem Gespräch sitzt, verbraucht, und die Summe sinkt.
Für ein Team ist das meist die passende Form, denn die Nutzung verteilt sich ungleich: Wer in einer Woche vier grenzüberschreitende Gespräche führt, und wer eines im Monat führt, teilen sich ein Budget, statt dass jede Person einen Plan trägt, der auf ihre stärkste Woche ausgelegt ist. Es heißt zugleich, dass eine einzelne intensive Nutzung einen großen Teil des Monats aufbrauchen kann — genau dafür sind die Warnungen und das Diagramm da.
Warnmail bei 80 % und 100 %
Der Administrator erhält eine Warn-E-Mail, wenn der Pool 80 % seiner Minuten erreicht, und noch einmal bei 100 %. Beide gehen einmal pro Zeitraum raus — nicht einmal täglich, nicht einmal pro Mitglied und nicht jedes Mal, wenn der Verbrauch die Linie erneut überschreitet. Ist die 80-%-Mail für diesen Zeitraum verschickt, bekommen Sie dafür keine zweite, was die Nutzung danach auch tut.
Die Warnungen gehen an die Administratoradresse; halten Sie sie also bei einer, die auch gelesen wird. Wenn Ihr Team solche Post an ein gemeinsames Postfach leitet, nehmen Sie gleich diese Adresse als Administratoradresse, statt hinterher weiterzuleiten — die Mail wird einmal gesendet und nicht wiederholt.
Das 30-Tage-Nutzungsdiagramm
Das Panel zeigt die tägliche Nutzung der letzten 30 Tage. Es ist dafür da, dass die Form Ihres Verbrauchs sichtbar wird, bevor der Kontostand selbst zur Nachricht wird: Eine normale Woche sieht aus wie eine Reihe ähnlicher Balken, und ein ungewöhnlicher Tag — eine lange Betriebsversammlung, eine Konferenz, jemand, der eine Sitzung weiterlaufen lässt — erscheint als Ausschlag, nach dem Sie fragen können, solange noch Minuten da sind. Zusammen mit dem Pool-Stand gelesen, ist es der Unterschied zwischen Merken in der zweiten Woche und Erfahren aus der 100-%-Mail.
Wenn der Pool leer ist
Ist der Pool leer, können Mitglieder darüber keine Organisationssitzungen mehr starten. Niemandem wird still etwas berechnet, und keine Karte eines Mitglieds wird für den Pool belastet; jedes Konto fällt auf das zurück, was es von sich aus hat — ein persönliches Abo, falls die Person eines hält, sonst das Tageskontingent des kostenlosen Tarifs.
Den Pool nachzufüllen ist eine Anfrage an uns, genau wie die Eröffnung des Plans. Eine automatische Aufladung gibt es nicht; ein Plan, der mitten im Zeitraum 100 % erreicht, bleibt deshalb dort stehen, bis wir weitere Minuten laden — und darum lohnt es sich, schon beim ersten Eintreffen der 80-%-Mail zu reagieren.
Das Panel selbst
Das Panel ist bewusst klein gehalten. Es trägt die Mitgliederliste, den Pool-Stand, das 30-Tage-Diagramm und zwei Darstellungseinstellungen: Sprache und Design. Die Oberfläche gibt es in sieben Sprachen, damit die Person, die einen Plan in Istanbul, São Paulo oder Seoul verwaltet, sie in ihrer eigenen liest.
Die Panel-Seite lädt keine Skripte, Schriften oder Analysedienste von Dritten — alles, was sie darstellt, stammt von unserem eigenen Server. Wir haben dazu keine Zertifizierung, weder ISO noch SOC 2 noch sonst eine, und behaupten auch keine; Ihr eigenes Sicherheitsteam kann es aber mit einem Netzwerk-Inspektor in etwa einer Minute nachprüfen — und diese Art von Beleg ist uns lieber als ein Siegel. Dieselbe Überlegung gilt für den Code der App auf unserer Seite Lizenzierung.
Eines gilt für einen Organisationsplan nicht: Es gibt keine Gerätebindung. Das Gerätelimit existiert nur im kostenlosen Tarif, als Schutz vor Missbrauch. Mitglieder in Ihrem Plan können VoxisLive auf einem Desktop und einem Laptop installieren oder auf einen Ersatzrechner wechseln, ohne Sie oder uns um eine Freigabe zu bitten.
Onboarding: die Reihenfolge zählt
Erst die Personen ins Panel eintragen, dann registrieren lassen. Tragen Sie die E-Mail-Adresse jedes Mitglieds ins Organisations-Panel ein, bevor die Person ihr VoxisLive-Konto anlegt. Eine Adresse, die das Panel bereits kennt, wird beim Anlegen des Kontos als erwartetes Mitglied erkannt, und das Konto liegt von seiner ersten Sitzung an im Organisationsplan. Wer sich zuerst registriert hat, kann auch nachträglich hinzugefügt werden, aber aus einem einstufigen Onboarding wird dadurch ein zweistufiges — schicken Sie uns also die Adressliste, lassen Sie sie ins Panel eintragen, und sagen Sie dem Team erst danach, dass es sich registrieren soll.
In der Praxis läuft der Rollout am glattesten so: Adressen sammeln, sie in einem Durchgang ins Panel eintragen lassen, die Einrichtungsmails rausgehen lassen und das Werkzeug am selben Tag im Team ankündigen. Wer sich nach der Ankündigung registriert, findet sich dann im Plan wieder, ohne dass etwas zu korrigieren wäre.
Was das Panel noch nicht kann
Die ehrliche Liste, damit Sie darum herum planen können, statt es später zu entdecken:
| Heute nicht verfügbar | Was Sie stattdessen tun |
|---|---|
| Ein monatliches Nutzungslimit pro Platz | Es gibt keine Möglichkeit, ein Mitglied auf, sagen wir, 200 Minuten im Monat zu begrenzen. Die Nutzung läuft über den gemeinsamen Pool und ist pro Person unbegrenzt; am 30-Tage-Diagramm bemerken Sie ein Mitglied, das mehr verbraucht als erwartet, und der Rest ist ein Gespräch unter Menschen. |
| Automatische Aufladung | Der Pool füllt sich nicht selbst, wenn er leer ist. Aufladungen werden bei uns angefragt. Nehmen Sie die 80-%-Mail als Auslöser. |
| Eine organisationsweite Begriffsliste | Begriffe — die eigene Wortliste, die bei Namen, Produkten und Fachjargon hilft — werden in der App pro Nutzer gesetzt und lassen sich nicht vom Panel aus an alle Mitglieder verteilen. Ein gemeinsames Glossar muss auf dem üblichen Weg verteilt und von jeder Person selbst eingetragen werden. |
Nichts davon ist eine grundsätzliche Absage; es ist schlicht noch nicht gebaut. Wenn eines davon darüber entscheidet, ob der Plan für Sie funktioniert oder nicht, sagen Sie es bei der Angebotsanfrage — so wird die Liste kürzer.
Was Ihre Mitglieder sehen
Nichts Ungewöhnliches. Ein Mitglied in einem Organisationsplan benutzt dieselbe App wie alle anderen; sichtbar unterscheidet sich nur, woher die Minuten kommen. Es gibt keine Administratoransicht dessen, was übersetzt wurde, und kein Transkript wandert zu Ihnen. Wenn Sie wissen müssen, was in einem Meeting gesagt wurde, fragen Sie die Person, die dabei war.
Was die App selbst tut, erfahren Sie über Funktionen oder die Seite zu Meetings; die Einzelpläne, auf die ein entferntes Mitglied zurückfällt, finden Sie unter Preise.