Bitte zuerst lesen. Der folgende Text ist eine Vorlage, veröffentlicht zur Prüfung. Er ist nicht der abgeschlossene Vertrag. Wenn Sie einen wirksamen Auftragsverarbeitungsvertrag brauchen, fordern Sie über den Enterprise-Kanal ein unterzeichnetes Exemplar an — maßgeblich ist die Fassung, die beide Parteien unterzeichnen, und sie geht allem vor, was auf dieser Seite steht.
Rollen: wer ist Verantwortlicher, wer ist Auftragsverarbeiter
Im Unternehmenseinsatz ist die Konstellation die übliche. Ihre Organisation ist der Verantwortliche: Sie entscheiden, welche Besprechungen und welches Audio übersetzt werden, wer in Ihrem Team einen Platz bekommt und wie lange Sie die Transkripte aufbewahren, die auf den Rechnern Ihrer Leute landen. VoxisLive ist der Auftragsverarbeiter: Wir verarbeiten nach Ihren dokumentierten Weisungen, was in der Praxis heißt, dass wir den Dienst betreiben, den Sie gekauft haben, und nichts darüber hinaus.
Eine Folge davon sollte man klar aussprechen: Die Menschen, deren Stimmen übersetzt werden, sind häufig nicht Ihre Beschäftigten. Auch die Gegenseite eines Gesprächs ist eine betroffene Person, und die Rechtsgrundlage dafür, das Gesagte zu übersetzen, müssen Sie schaffen, nicht wir.
Bei einem privaten Verbraucherabo gibt es diese Trennung zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter nicht — dieses Verhältnis regeln die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzerklärung. Der AVV ist für Organisationen.
Gegenstand, Dauer und die betroffenen Daten
Gegenstand und Art der Verarbeitung. Sprachübersetzung in Echtzeit: Audio wird auf dem eigenen Rechner des Nutzers aufgenommen, an eine Übersetzungs-Engine übertragen und als übersetzte Sprache und Text zurückgegeben. Dazu die Konto- und Nutzungsdaten, die der Betrieb eines kostenpflichtigen Dienstes braucht — wer einen Platz hat und wie viele Minuten verbraucht wurden.
Dauer. So lange der Organisationsplan läuft, zuzüglich der Aufbewahrungsfristen, die unten unter Löschung beschrieben sind. Die Verarbeitung des Audios einer einzelnen Sitzung dauert so lange wie die Sitzung selbst.
Kategorien betroffener Personen. Ihre Mitglieder mit einem Platz; und jede Person, deren Sprache während einer Sitzung aufgenommen wird — die übrigen Teilnehmenden einer Besprechung oder die Sprecher in den Medien, die gerade übersetzt werden.
| Kategorie | Beispiele | Wo verarbeitet wird |
|---|---|---|
| Kontodaten | Anmelde-E-Mail, Lizenzstufe, die Organisation, mit der eine Lizenz verknüpft ist | Unser eigener Server |
| Nutzungsdaten | Verbrauchte Minuten, Start und Ende einer Sitzung, der Plan, von dem sie abgezogen werden | Unser eigener Server |
| Sitzungsaudio | Die während einer Live-Sitzung aufgenommene Sprache, übertragen während die Sitzung läuft | Der Anbieter der Übersetzungs-Engine für die Zielsprache — siehe die Liste der Unterauftragsverarbeiter |
| Transkripte | Der Text einer Sitzung, geschrieben in den Dokumente-Ordner des Nutzers, ein Ordner je Sitzung | Der eigene Rechner des Nutzers |
| Problemberichte | Ein bereinigtes Anwendungsprotokoll und, wenn der Nutzer das Häkchen setzt, ein Transkript, das er selbst anhängt | Unser eigener Server |
| Zahlungsdaten | Rechnungsdaten für den Kauf selbst | Unser Zahlungsanbieter, der als Merchant of Record auftritt |
Besondere Kategorien. Wir fragen keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten ab, und das Produkt hat keine Funktion, die danach verlangt. Aber gesprochene Sprache ist gesprochene Sprache: Übersetzen Ihre Leute ein klinisches Gespräch, laufen Gesundheitsdaten durch die Verarbeitungskette, weil die Besprechung sie enthielt. Das ist eine Entscheidung für Ihre Bewertung als Verantwortlicher. Wir haben kein BAA und erheben keinen gesundheitsspezifischen Anspruch — siehe Trust Center.
Unterauftragsverarbeiter — und was passiert, wenn sich die Liste ändert
Wir veröffentlichen unsere Unterauftragsverarbeiter namentlich, jeweils mit dem Zweck, für den wir sie einsetzen, auf der Seite zu Unterauftragsverarbeitern. Das ist keine Liste von Kategorien — Sie können die tatsächlichen Anbieter lesen und sie Ihrem eigenen Prüfgremium vorlegen.
Zwei Punkte, nach denen Prüfer üblicherweise fragen. Welcher Anbieter das Live-Audio erhält, hängt von der Zielsprache ab, weil das Engine-Routing je Ziel erfolgt; welcher davon wann zuständig ist, sagt die Seite zu Unterauftragsverarbeitern. Und wenn sich die Liste ändert, aktualisieren wir diese Seite und benachrichtigen Enterprise-Kunden, damit kein neuer Auftragsverarbeiter in Ihrer Lieferkette auftaucht, ohne dass Sie davon hören.
Sicherheitsmaßnahmen
Das sind die Kontrollen, die wir tatsächlich umsetzen. Uns ist es lieber, eine Kontrolle zu beschreiben, die Sie überprüfen können, als Ihnen ein Siegel zu zeigen.
- Verschlüsselung bei der Übertragung. Der Verkehr zwischen der Anwendung und unserem Server sowie zwischen der Anwendung und der Übersetzungs-Engine läuft über TLS.
- Schlüssel verschlüsselt auf dem Gerät. Nutzt Ihre Organisation einen eigenen API-Schlüssel für die Engine, wird dieser Schlüssel auf dem Rechner mit Windows DPAPI verschlüsselt gespeichert, gebunden an das Konto und an die Installation.
- Was auf dem Gerät erledigt wird, geht nirgendwohin. Die Erkennung von Sprachaktivität und die Erkennung von Sprecherwechseln laufen auf der CPU des Nutzers. Transkripte werden auf die eigene Festplatte des Nutzers geschrieben, nicht zu uns.
- Problemberichte werden bereinigt, bevor sie das Gerät verlassen. Das Schwärzen von Tokens, Schlüsseln, E-Mail-Adressen und Nutzerpfaden passiert auf dem Gerät, und es ist fehlersicher geschlossen: Lässt sich die Bereinigung nicht abschließen, wird der Bericht nicht gesendet.
- Zugriff. Der administrative Zugriff auf den Server mit den Konto- und Nutzungsdaten ist auf die Personen beschränkt, die den Dienst betreiben.
- Überprüfbarkeit. Ein Teil des Audiopfads ist als schreibgeschützter Quellcode-Auszug veröffentlicht, sodass eine sicherheitsprüfende Person die obigen Aussagen an Code statt an Prosa messen kann — unter Lizenzierung steht, was dieser Auszug ist und was nicht.
Was wir nicht behaupten. Wir haben keine ISO-Zertifizierung, keinen SOC-2-Bericht, kein Testat eines Dritten und kein BAA. Wir setzen kein Compliance-Siegel auf diese Seite, das wir nicht belegen können. Verlangt Ihr Einkaufsprozess eines dieser Dokumente, haben wir es nicht — und es ist besser, Sie erfahren das hier als drei Wochen nach Beginn einer Prüfung.
Betroffenenrechte und Löschung
Als Auftragsverarbeiter unterstützen wir Sie dabei, die bei Ihnen eingehenden Anfragen zu beantworten: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Leiten Sie die Anfrage über Ihren Enterprise-Kontakt an uns; wir bearbeiten sie gemeinsam mit Ihnen, statt Ihren betroffenen Personen direkt zu antworten.
Vieles von dem, wonach gefragt wird, liegt gar nicht in unserer Hand — das sollte man wissen, bevor man eine Antwort entwirft. Transkripte liegen im Dokumente-Ordner des Nutzers, ein Ordner je Sitzung — sie zu löschen erledigt das Mitglied auf dem eigenen Rechner, eine Anfrage an uns ist dafür nicht nötig. Sitzungsaudio wird nicht als Datei aufbewahrt, die wir heraussuchen könnten.
- Senden Sie die Anfrage über Ihren Enterprise-Kontakt und nennen Sie das Konto oder die Lizenz, um die es geht.
- Wir bestätigen den Eingang und sagen Ihnen, was wir zu diesem Konto haben — in der Regel Kontodaten und Nutzungsdaten.
- Kontodaten werden innerhalb von 30 Tagen nach der Anfrage gelöscht oder anonymisiert. Nutzungsdaten, die für Steuer und Buchhaltung aufbewahrt werden müssen, werden anonymisiert statt entfernt, sodass die Zahlen weiter aufgehen, ohne eine Person zu nennen.
- Wir bestätigen Ihnen das schriftlich, damit Sie Ihre eigene Fallakte schließen können.
Die Löschung eines privaten Verbraucherkontos läuft über denselben 30-Tage-Weg, beschrieben in der Datenschutzerklärung.
Wo verarbeitet wird — und die Grenze, die wir nicht übertünchen
Wir garantieren keine ausschließliche Datenhaltung in der EU. Die Übersetzungs-Engines werden von großen Cloud-Anbietern betrieben, und wir binden eine Sitzung vertraglich nicht an eine EU-Region. Ist Ihre Anforderung, dass keine personenbezogenen Daten die EU verlassen, erfüllt VoxisLive sie heute nicht, und keine Klausel, die wir unterschreiben könnten, würde am zugrunde liegenden Routing etwas ändern.
Ist die Datenhaltung eine harte Anforderung, sagen Sie es gleich zu Beginn des Gesprächs — so oder so wird es ein kurzes Telefonat. Internationale Übermittlungen stützen sich im Übrigen auf die üblichen Mechanismen, und die beteiligten Anbieter sind auf der Seite zu Unterauftragsverarbeitern namentlich genannt, sodass Sie deren eigene Übermittlungsbedingungen direkt prüfen können.
Ein unterzeichnetes Exemplar erhalten
Schreiben Sie uns über die Enterprise-Seite oder das Kontaktformular mit dem Namen der juristischen Person, der Anschrift und der Person, die unterzeichnen wird. Wir schicken ein unterschriftsreifes Exemplar dieses Textes zurück. Hat Ihre Rechtsabteilung ein bevorzugtes AVV-Muster, senden Sie es uns — wir lesen es und sagen Ihnen, welche Klauseln wir unterschreiben können und welche nicht, statt etwas zu unterschreiben, das wir danach verletzen würden.
Plätze und gepoolte Minuten werden über denselben Kanal eingerichtet; wie der Pool funktioniert, steht bei den Enterprise-Plänen, alles Weitere unter Preise.
Was diese Seite ist
Eine Vorlage, veröffentlicht, damit sie geprüft werden kann, bevor jemand danach fragt. Sie ist keine Rechtsberatung, sie tritt nicht dadurch in Kraft, dass man sie liest, und sie ersetzt nicht Ihre eigene Bewertung als Verantwortlicher. Maßgeblich ist das Dokument, das beide Parteien unterzeichnen; wo es von dieser Seite abweicht, gilt es.