本指南写给将要管理 VoxisLive 组织方案的人：收到管理面板链接、添加同事，并在分钟池即将用完时收到邮件的那一位。您的成员像其他任何用户一样安装 VoxisLive，用自己的账户登录，并从组织而不是个人方案中扣除分钟数。
方案如何开通
企业方案是人工设置的。它没有结账页面，没有自助购买，也无法通过在应用里点击某个按钮把个人账户转换成组织方案。流程始终是相同的三个步骤：
- 报价。您告诉我们有多少人会使用，以及所有人合计每月大约需要多少分钟。我们会就约定期限内的一个分钟池给出价格。请从企业服务开始，或通过联系我们写信给我们。
- 设置。报价确认后，我们会创建组织，把您购买的分钟数加载到分钟池中，并将您登记为管理员。
- 面板链接。您会收到一个组织管理面板的链接。这个私密链接就是整个界面——没有单独的账户或密码：成员名单、分钟池余额和用量图都在那里。
由于这些步骤是人工完成的，对方案的更改同样是人工的。增加分钟数、延长期限、更换管理员——这些都是向我们提出的申请，而不是面板中的开关。
添加和移除成员
添加成员只能通过电子邮件地址，别无他法。您把地址输入面板，面板会向该地址发送一封设置邮件，对方按邮件指引创建或关联自己的 VoxisLive 账户。您不需要为任何人创建密码，也永远不会看到或持有成员的登录凭据。
- 添加。输入地址，设置邮件会立即发出。
- 重新发送。如果邮件被漏看、被过滤，或者对方那边把地址输错了位置，可以在面板中重新发送。重新发送不会创建第二个成员。
- 移除。移除成员会立即让其退出组织。他们的账户不会被删除。
最后一点值得向负责处理离职人员的同事反复强调：移除成员取消的是他们对分钟池的使用权限，而不是他们的账户。账户会回到它自己原有的状态——如果有自己的分钟余额就使用该余额，没有则回到免费方案。他们保留自己的转写记录历史，这些记录一直保存在他们自己的电脑上，而不是组织那里。他们的任何内容都不会传到您这里，您的任何内容也不会跟着他们走。
分钟池
组织方案是一个整体余额，而不是一叠各自独立的额度。每个成员都从同一个分钟池中扣除：一个人用掉的分钟，其余团队成员就少了一分钟。没有按人分配的份额，没有预留，也没有排队——谁在通话中，谁就在消耗，总数随之下降。
这通常是适合团队的形态，因为用量并不均匀：一周内进行四次跨国通话的人和一个月只进行一次的人共用一份预算，而不是各自背着一个按最忙那一周配置的方案。这也意味着一位用量大的用户可能消耗掉当月的很大一部分，而预警和用量图正是为此而设。
80% 和 100% 的预警邮件
当分钟池达到其分钟数的 80% 时，管理员会收到一封预警邮件，达到 100% 时再收到一封。每一封都每个周期只发送一次——不是每天一次，不是每个成员一次，也不是每次消耗再次越过该阈值时都发。如果本周期已经发送过 80% 的邮件，那么无论之后用量如何变化，您都不会再收到这个周期的 80% 邮件。
预警邮件会发送到管理员地址，所以请使用一个有人阅读的地址。如果您的团队把此类邮件转到共享收件箱，请直接把该地址用作管理员地址，而不是事后再转发——邮件只发送一次，不会重复。
30 天用量图
管理面板显示最近 30 天的每日用量。它的作用是让您在余额本身告急之前，就能看到消耗的形态：正常的一周看起来是一排相似的柱子，而异常的一天——一场长时间的全员大会、一次会议、有人让会话一直开着——会显示为一个峰值，您可以在还有分钟数的时候去询问原因。把它与分钟池余额放在一起看，区别就在于是第二周就发现，还是从 100% 的邮件里才得知。
分钟池用完时
分钟池为空时，成员将无法再使用它开始组织会话。不会有人被悄悄计费，也不会替分钟池向任何成员的银行卡扣款。成员与组织关联期间，其账户不会切换为个人方案或免费方案，他们自己购买的分钟套餐也不会加入分钟池；只有当您将其移出组织后，他们自己的方案才会恢复。分钟池清空时已在运行的会话会停止，并提示成员联系团队管理员。
补充分钟池需要向我们提出申请，与开通方案时的方式相同。没有自动充值，所以在周期中途达到 100% 的方案会一直保持这个状态，直到我们加载更多分钟数——这就是为什么 80% 的邮件在第一次收到时就值得采取行动。
管理面板本身
管理面板刻意保持精简。它包含成员名单、分钟池余额、30 天用量图，以及两项显示设置：语言和主题。界面提供七种语言，所以在伊斯坦布尔、圣保罗或首尔管理方案的人，都可以用自己的语言阅读。
面板页面不加载任何第三方脚本、字体或分析工具——它绘制的一切都来自我们自己的服务器。我们没有关于这一点的任何认证，无论是 ISO、SOC 2 还是其他，也不声称有；但您自己的安全团队用网络检查工具大约一分钟就能确认这一点，我们更愿意用这种证明，而不是一枚徽章。同样的道理也适用于我们许可说明页面上所说的应用代码。
有一点不适用于组织方案：没有设备锁定。设备限制只存在于免费方案，作为防滥用措施。您方案中的成员可以在台式机和笔记本电脑上都安装 VoxisLive，或者换到替换的电脑上，而无需请您或我们解除任何绑定。
成员接入：顺序很重要
请先把人员添加到管理面板，然后再让他们注册。请在成员创建 VoxisLive 账户之前，先在组织管理面板中输入每位成员的电子邮件地址。面板已知的地址在账户创建时会被识别为预期成员，账户从第一次会话起就在组织方案之下。先注册的人事后仍然可以添加，但这会把一步完成的接入变成两步——所以请把地址清单发给我们，让它进入面板，然后再通知团队去注册。
实际操作中最顺畅的推行方式是：收集地址，一次性把它们输入面板，让设置邮件发出，并在同一天向团队宣布这个工具。宣布之后才注册的人会发现自己已经在方案之下，无需修复任何东西。
管理面板目前还不能做什么
以下是一份坦率的清单，方便您提前规划，而不是事后才发现：
| 目前不可用 | 您可以怎么做 |
|---|---|
| 按席位设置的每月用量上限 | 无法把某个成员限制在比如每月 200 分钟。用量是共享的，对个人没有上限；30 天用量图是您发现某位成员消耗超出预期的方式，而后续的沟通则由人来完成。 |
| 自动充值 | 分钟池清空后不会自动补充。补充需要向我们申请。请把 80% 的邮件当作触发信号。 |
| 组织范围的术语库 | 术语——帮助处理名称、产品和行业用语的自定义词表——是在应用中按用户设置的，无法从面板推送给每个成员。共享的术语表只能用常规方式分发，由每个人自行输入。 |
这些都不是原则上的拒绝，只是尚未开发。如果其中某一项决定了方案对您是否可用，请在申请报价时告诉我们——清单就是这样变短的。
您的成员会看到什么
没有什么特别的。组织方案中的成员使用的是与其他所有人相同的应用；唯一可见的区别是分钟数的来源。管理员无法查看他们翻译了什么，也不会有任何转写记录传到您这里。如果您需要知道会议上说了什么，请询问参加会议的人。